Alguns exemplos que você deve seguir antes de iniciar o planejamento do seu evento:

 

RECURSOS FINANCEIROS:

Previsão de receita de patrocínio, apoio, inscrições e ingressos, assim como o planejamento orçamentário. Se seu evento necessitar de licitações, antecipe em 3 meses o início dos processos .

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INFRAESTRUTURA:

Permissões e locações de espaços, públicos ou privados e suas condições de manutenção, estruturas como tendas, grids, palcos. Imprevistos como arenas com goteiras, assoalho com falhas, vestiários inadequados, falta de estacionamento e outras situações podem comprometer o evento. As instalações devem ser inspecionadas por especialistas para evitar surpresas.

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MATERIAIS:

Equipamentos e materiais locados e/ou comprados utilizados no evento devem estar de acordo com as normas de segurança e regulamentados. Frequentes inspeções devem ser feitas antes, durante e após o evento. Devem haver planos de emergência em caso de falhas.

 

TRABALHO EM EQUIPE:

Os objetivos e as metas a serem alcançadas devem ter efeito sobre todos da equipe. O trabalho em equipe, tanto nas comissões, como na liderança, precisa ser de comprometimento, dedicação e competência para que os objetivos sejam alcançados. A equipe deve ser muito bem escolhida pelas comissões. A equipe deve ser bem preparada tecnicamente, experiente e competente dentro de suas funções.

 

CRONOGRAMA DO EVENTO:

A programação deve ser baseada em diversos fatores, como: coincidência com outros eventos, agendamento de profissionais, equipamentos e materiais, condições climáticas (período do ano), obras em espaços e vias de acesso, ou seja, planeje com antecedência e mantenha-se informado.

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INSCRIÇÕES/MATRÍCULAS:

A previsão da receita e o sucesso do seu evento estão diretamente ligados. Todos os custos da organização de um evento devem ser estudados para a aprovação de viabilidade, O número de espectadores e participantes, ou seja, o público que compra seu produto, deve permanecer dentro da sua previsão, um número baixo prejudicaria a receita e um número muito alto poderia implicar na segurança do evento.

 

LOCAL IMPRÓPRIO:

Deve-se atentar antes de programar o local se: no horário do evento tiver som alto, se é perto de um cemitério ou igreja, se o acesso do evento é o mesmo de um hospital e ou saída de bombeiros, pois o fluxo de saída e entrada não pode atrapalhar estes serviços.

 

DIVULGAÇÃO/MARKETING:

Um dos setores mais importantes do pré-evento. Hoje além da Tv, rádio e jornais, dependemos do marketing digital para alcançar o maior número de participantes e espectadores do evento. Além das ferramentas virtuais como Facebook, Twiter, Google, precisamos em nossa equipe de especialistas para gerar o maior número de interessados possível.

 

REGULAMENTO DA COMPETIÇÃO:

O regulamento de uma competição é fruto de de pesquisa e conhecimento técnico. Deve ser elaborado de acordo com cada evento e suas especificidades, e sem deixar a segurança jurídica de lado.

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PONTUALIDADE:

A credibilidade do evento e a sua como organizador pode ir por água a baixo em minutos. Começar uma corrida de rua 12 minutos atrasada irá gerar um péssima impressão, mesmo que a culpa não seja toda sua, como um patrocinador, ou um Prefeito que se atrasa para a partida. Eventos transmitidos por TV dependem dessa garantia, assim como seus investidores.

 

SEGURANÇA:

A segurança no evento deve ser aplicada desde a fase inicial até o cerimonial de encerramento.

Se ocorrer falhas, seu evento está totalmente comprometido. Segurança desde humano-física, instalações, estrutura de deslocamento, para evitar tumultos e problemas inesperados.

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AVALIAÇÃO:

Desde o início das reuniões, as avaliações devem ser aplicadas, os pontos negativos e falhas devem ser corrigidos. E se tivermos um bom evento ele não será o último.